简述归档文件的整理及基本原则（电脑文件整理技巧）

1　《建设工程监理规范》关于监理文件资料管理的规定

1.1　监理文件资料的管理要求

项目监理机构应建立完善的监理文件资料管理制度，设专人管理监理文件资料。

项目监理机构应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料。

项目监理机构应采用信息技术进行监理文件资料管理。

1.2　监理文件资料内容

监理文件资料主要包括以下内容。

①勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件。

②监理规划、监理实施细则。

③设计交底和图纸会审会议纪要。

④施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件资料。

⑤分包单位资格报审文件资料。

⑥施工控制测量成果报验文件资料。

⑦总监理工程师任命书、工程开工令、工程暂停令、复工令、开工/复工报审文件资料。

⑧工程材料、设备、构配件报验文件资料。

⑨见证取样和平行检验文件资料。

⑩工程质量检查报验资料及工程有关验收资料。

[11】工程变更、费用索赔及工程延期文件资料。

[12]工程计量、工程款支付文件资料。

[13]监理通知单及回复单、工作联系单及监理报告。

[14]第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要。

[15]监理月报、监理日志、旁站记录。

[16]工程质量、生产安全事故处理文件资料。

[17]工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料。

[18]监理工作总结。

1.3　监理文件资料归档要求

项目监理机构应及时整理、分类汇总监理文件资料，按规定组卷，形成监理文件资料档案。

工程监理单位按合同约定向建设单位移交监理档案，工程监理单位自行保存的监理档案保存期可分为永久、长期、短期三种，按有关规定和工程实际要求合理确定保存期限。

1.4　监理文件资料编制要求

前述20项基本工作中涉及的监理文件资料已阐述了编制要求，下面补充几项。

1.4.1　监理月报

监理月报是项目监理机构每月向建设单位提交的建设工程监理工作及建设工程实施情况分析总结报告，具体内容如下。

（1）本月工作实施概况

①工程进展情况，实际进度与计划进度比较，施工单位人、机、料进场及使用情况，本期在施部位的工程照片。

②工程质量情况，检验批、分项、分部工程验收情况，材料、构配件、设备进场检验情况，主要施工试验情况，本期工程质量分析。

③施工单位安全生产管理工作评述。

④已完成工程量与已付工程款的统计及说明。

（2）本月监理工作情况

①工程进度控制的监理工作。

②工程质量控制的监理工作。

③安全生产管理方面的监理工作。

④工程计量与工程款支付方面的监理工作。

⑤合同及其他事项管理工作。

（3）本月工程实施的主要问题分析及处理情况

①工程进度控制主要问题分析及处理。

②工程质量控制主要问题分析及处理。

③施工单位安全生产管理主要问题分析及处理。

④工程计量及工程款支付方面主要问题分析及处理。

⑤合同管理及其他事项主要问题分析及处理。

（4）下月监理工作重点

①在工程管理方面的监理工作重点。

②项目管理机构内部管理方面工作重点。

22.1.4.2　监理工作总结

监理工作总结经总监理工程师签字后报工程监理单位，监理工作总结主要内容如下。

①工程概况。

②项目监理机构。

③监理合同履行情况。

④监理工作成效。

⑤监理工作中发现的问题及其处理情况。

⑥建议和说明。

22.1.4.3　监理日志

监理日志是项目监理机构每日对建设工程监理工作及建设工程实施情况所做的记录。其主要内容如下。

①天气和施工环境情况。

②施工进展情况。

③监理工作情况（包括旁站、巡视、见证取样、平行检验等）。

④其他有关事项。

2 建设工程文件档案资料管理职责

2.1　通用职责

①工程各参建单位填写的工程文件档案资料应以《施工质量验收统一标准》、各专业施工质量验收规范、设计文件、工程合同等为依据。

②工程归档文件资料应随工程进度及时收集整理，应分类保管，书写认真、字迹清楚，真实、准确、完整、无未了事项，采用统一用表。

③工程档案资料应分级管理。工程项目各参建单位技术负责人负责本单位工程档案资料形成的领导工作，并负责审核；资料管理人员或部门负责收集、整理、分类、保管。

④工程档案资料不得涂改、伪造、损坏、丢失、撤换，违者应追究责任。

2.2　监理单位职责

①应设专人负责监理文件资料的收集、整理、归档工作。项目监理部监理资料管理由总监理工程师负责，并指定专人实施，随工程施工进度和监理工作应及时收集、整理、保管。

②监理文件资料应真实、准确、完整，符合建设工程文件归档要求，对其他参建方的工程档案资料依据授权进行监督管理。

③监理文件资料编制的套数、内容、提交日期应在监理合同中明确，编制质量按《建设工程文件归档整理规范》规定执行。监理单位自己存档文件资料按规定由项目监理部交公司管理部门。

3　建设工程归档文件质量、组卷、编目、归档、移交的要求

3.1　建设工程归档文件的质量要求

①归档文件一般应为原件，若为复印件，应加盖报送单位印章，并有经手人签字，注明日期和原件存放处。

②工程文件编制深度应符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的现行标准、规范和规程的规定。

③工程文件内容应真实、准确、完整，与工程实际相符合并填写规范。

④工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等。

⑤工程文件填写应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

⑥工程文件的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。

⑦工程文件的纸张采用能够长久保存韧力大、耐久性的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图复印件。

⑧所有竣工图均应加盖竣工图章。

⑨利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

⑩不同幅面的工程图纸应按《技术制图　复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3—2009）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

[11]工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。

[12]工程档案的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰、声音清楚，文字说明及内容准确。

[13]工程文件应采用打印的形式，并使用档案规定的用笔，手工签字，在不能够使用原件的，应在复印件或抄件上加盖公章，并注明原件保存处。

3.2　建设工程归档文件的组卷要求

3.2.1　立卷原则和方法

组卷是按一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。案卷是指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

立卷的基本原则是：遵循工程文件自然形成规律，保持卷边内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

立卷的方法：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、竣工图五个部分。

工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。

施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。

竣工图可按单位工程、专业等组卷。

立卷过程宜遵循以下要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm，卷内不应有重要文件，不同载体文件一般应分别组卷。

3.3　建设工程归档文件的编目要求

3.3.1　编制卷内文件页号的规定

①卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷应单独编号，页号从“1”开始。

②页号编写位置：单页书写的文件在右下角；双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在左下角。

③成套图纸或印刷成册的科技文件，自成一卷，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。

3.3.2　卷内目录编写的规定

①卷内目录式样宜符合《建设工程文件归档整理规范》附录B的要求。

②序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1开始依次标注。

③责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用等代替。

④文件编号：填写工程文件原有文号或图号。

⑤文件题名：填写文件标题全称。

⑥日期：填写文件形成日期。

⑦页次：填写文件在卷内排列的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

⑧卷内目录排列在卷内文件之前。

3.3.3　卷内备考表的编制规定

①卷内备考表的式样应符合《建设工程文件归档整理规范》附录C的要求。

②卷内备考表主要表明卷内文件总页数、各类文件页数（照片张数）以及立卷单位对立卷情况的说明。

③卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

3.3.4　案卷封面的编制规定

①案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合《建设工程文件归档整理规范》附录D的要求。

②案卷封面的内容包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限及“共几卷”、“第几卷”等字样。

③档号应由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位填写。

④档案馆代号应填写国家给定的本档案馆编号，档案馆代号由档案馆填写。

⑤案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件内容。

⑥编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

⑦起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

⑧保管期限分为永久、长期、短期三种，各类文件保管期见附录4的要求。

永久是指工程档案永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

⑨密级文件分为绝密、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

3.3.5　卷内文件其他要求

卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

3.4　建设工程文件资料归档要求

①归档文件必须完整、准确、系统，能反映工程建设全过程。文件资料归档范围。见附录4。

②归档的文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。

③归档时间根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位工程或分部工程通过竣工验收后进行。

勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

3.5　建设工程文件档案移交

①勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格向建设单位移交。

②勘察、设计、监理、施工等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

③列入城建档案馆（室）接受范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。

④停建、缓建的建设工程档案，暂由建设单位保管。对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位根据修改补充和完善原工程档案，对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在竣工验收后3个月内向城建档案馆（室）移交。

⑤建设单位向城建档案馆（室）移交档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

⑥凡设计、监理、施工当合同任务完成后需向本单位移交归档文件时，按有关规定和附录4的要求立卷归档。

22.4　监理归档文件

监理归档文件包括两部分：一部分是按照规定移交给建设单位存档；一部分是监理单位归档保存。

《建设工程监理规范》（GB/T 50319—2013）自2001年5月1日开始实施。《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）自2002年5月1日开始实施，这两项国家规范规定了监理文件资料内容、归档移交建设单位的10类27项文件资料以及归档保存期的规定。但是，经过10多年的变化，不仅文件资料分类、文件资料名称发生变化，尤其是新出现而且应归档的新资料（如旁站记录、见证取样记录等）原规定中未列入，因此原归档文件的规定不尽完善合理，新的国家规范还未颁布实施。

房屋建筑行业、住建部于2009年10月30日发布《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T 185—2009）于2010年7月1日起实施，这项规程中监理资料分类合理，名称适应现行规范，新资料均纳入。属于移交建设单位的5类28项，监理单位归档保存的5类23项均是符合现行法规和规范的。下面重点按《建筑工程资料管理规程》做监理归档文件介绍。

4.1　监理资料分类

监理资料可分为监理管理资料、进度控制资料、质量控制资料、造价控制资料、合同管理资料和竣工验收资料6类（见附录5B类监理资料）。

由于施工安全资料仅针对施工过程中的安全控制和管理，不需要长期保存，且已有专门的法规和标准规范及其要求，故工程资料中不包括施工安全资料。

4.2　监理资料编号、填写、编制、审核和审批

监理资料编号宜按附录5B类监理资料规定的类别和形成时间顺序编号。

监理资料的填写、编制、审核及审批应符合《建设工程监理规范》的有关规定，监理资料用表宜采用附录1A类表。A类表未规定的可采用参建各方商定的表格。

工程资料形成情况比较复杂，造成工程资料管理的责任划分也比较复杂，《建筑工程资料管理规程》明确了工程资料形成过程中责任划分和对资料质量的基本要求。针对资料形成单位规定了“各负其责”的原则，即由单方形成的资料由形成单位自己负责，由两方以上形成的资料按照“谁形成谁负责”的原则，由各方对自己签署的内容的真实性、完整性、有效性负责。

在工程资料管理过程中，存在资料提交或签署不及时的现象，影响工程进度，因此规定工程资料的填写、编制、审核、审批应及时进行。

工程资料质量要求“不得随意修改”是为了保证工程资料的真实性。但有时因为笔误等原因需要对资料个别内容进行更正时应执行划改，划改人应签署并承担责任。

工程资料的内容、结论、签认手续关系到资料的合法性、有效性和责任追溯，十分重要，是工程资料的最基本要求。内容完整决定工程资料的有效性，应填写齐全，不应空项，结论必须明确。例如试验报告中的“试验结果”，验收记录中的“验收意见”不应写成“基本合格”、“已验收”、“未发现异常”等不确切词语。工程资料签认手续必须齐全，审核、批准、盖章的相关符合资格的责任人应及时签认，不应空隙、代签、补签或代章。

4.3　监理资料移交与归档

监理单位应向建设单位移交监理资料。移交时应办理移交手续，填写监理资料移交书、移交目录。监理工程师向本单位档案管理部门移交监理档案同样应办理移交手续。

由于归档文件没有最新统一规定，十多年前的规定也不能适应发展的需要，因此监理单位在接受工程监理项目签订监理合同时对最后移交的监理资料种类、数量、套数应明确规定在合同中，以免发生争议造成不必要的麻烦。