无经验怎么做生产文员(生产文员主要做哪些工作)

一、遵守工厂生活的基准

1.遵守工厂规定的必要性

大家都知道打篮球有打篮球的规则,如果篮球没有规则或有规则而大家不遵守,结果会变成如何?大家是可想而知的。

团体活动的时候,一定要有一个对自我行动的约束,如果没有这个约束,团体活动的目的就无法达成,社会与工厂都具有同样的性质,所以在经营管理的要素中,就有控制(管理的要素有计划、组织、指挥、控制、协调)这个因素。在有了控制这个因素后,团体活动的秩序才能维持,也才能将个人行动的目标,渐渐转移到团体活动的目标上;目的相同,厂内全员的行动有秩序,其工作效率自然会提高,也才会获得好的工作成果。

为了确实执行控制的管理因素,各个企业都会制定就业规定、作业规定、安全卫生规则等来作为管理的基准,除了有形的各项规定外,无形的厂训、企业传统、作业习惯、经营方针、企业道义等,也都是维持企业秩序、提高员工作业士气的无形力量。

在大家了解规定对企业的重要性之后,员工应对各项规定深入了解,并从自己开始,确确实实地遵守,这乃是制造一个快乐作业环境的基本条件。

在打篮球时,规定犯规者(五次以上)要接受退场的惩罚;在企业的各项规定里,对于违反规定的员工,也详细地记载着惩戒的条例。实际上对违反规定者的惩戒,并非制定规定的本意,而只是一种不得已的手段,因此员工应力求自我约束,以不违反规定为自我行动的准则,才是企业制定规定所期待的目的。

2.企业规定与企业道义

尽管企业全力地制定各项规定,如果员工不遵守或无法遵守,都会失去制定规定的意义。维持社会稳定的基础是法律,而法律也可以说是维护社会道德的最低限度;工厂内的规则、规定,简单地说,也是为了维持企业稳定而要求从业人员所应遵循的基本准则。

工厂的道义基础,就是一般社会的道义,如果在工厂是一位优秀的从业人员,在社会上也必定是一位优秀的公民,因为道义的基础就是每一个人的良心。

工厂道义的具体表现,简单介绍如下:

(1)对工厂秩序的维护。

(2)不违反约定的事项。

(3)对于有困难的同事以具体行动来帮助。

(4)将作业信息积极地提供给相关的同事。

(5)自己的责任自己完全负起,不将自己的责任推诿于他人。

(6)工厂的作业全力与同事协力完成。

(7)无公私不分的现象。

(8)无不良行为的发生。

(9)确实地保守企业的机密。

(10)无浪费的行为。

(11)对作业的改善尽自己的全力。

(12)依良心来从事各项作业。

企业的活动与企业的秩序是靠企业的道义与规定相互作用,才能产生效果;但企业在制定规定之时,也要深入研究,衡量应维持在何种基准,才能使从业人员不失秩序,又能取得较高的工作效率,如果企业只严格要求从业人员遵守规定,而不考虑从业人员的条件,也是不会有好的成果。

3.工厂作业的习惯

工厂作业的习惯,也是维持团体活动的一个基准。这个工厂习惯也可说成是企业内的特殊礼仪、服装、使用的口语、特殊的作业气氛及员工作业时相互协助的方式。

工厂内的作业习惯,大部分是历史遗留下来的产物,当然这些习惯,有好的也有不好的,如果有不合理的作业习惯时,身为工厂一员的生产文员,也不能因而有所姑息,应积极地考虑改善方案,在与工厂管理人员的协商下,全力地使之合理化,员工对工厂作业习惯的好坏,必须区分清楚;换句话说,好的传统应加以发扬光大,对于不合理的传统,则须尽早将其改善或革除。

二、遵守工厂的礼节

在企业内有管理者、直属上司、前辈、同事等各阶层的员工,为了维持愉快的团体生活,遵守礼节,是一项极重要的因素。一个重视礼节的企业,工作现场一定是呈现着一团和气,工作效率也必定高。我们常说一个团队精神佳的企业,其任务达成的效率必定高,而维持团队精神的主力,就是员工的协力精神,促成协力精神产生的原动力,简单地说,就是要求平时大家就重视礼节,在和谐的气氛下,员工自然会相互帮助、相互合作。所以经营管理专家常称礼节是现场作业的“润滑剂”,是一点都不错的。

谈到礼节,其内容并不只限于打招呼、言行的表达,具体地说,礼节的内容包含动作、表情、姿势、言行、服装、反应、想法,不但包含着一个人的外表行为,更包含着一个人的教养、感情的流露与思想,因此谈到要如何遵守礼节,就须从内、外两方面同时进行才可。

1.适当的动作与表情

在人与人交往之时,不友善的动作与表情是造成不愉快气氛的最主要原因,尤其是工厂的团体生活,往往是劳累、无聊、身心不平衡的情形占大部分,在一触即发的情况下,各个员工的小小动作与表情,都有可能产生不愉快的摩擦;因此在平时,全体从业人员,就须培养开明、认真、稳重的态度,有此训练之后,才会使团体生活较轻松、愉快,不友善的摩擦情形自然会降至最低程度。

2.适当的言语表现

“同样一件事,从两个人的口里说出来,所得到的反应往往不同!”这是中国人形容言语表现的重要性。一个能以得体的语言来与人交往的人,其给人的印象总是好的;相反的,不善言语表现的人,往往一句好话,让他说出来,都会令人听了不舒服。由此,不难了解言语的表现,在日常生活中是何等的重要。

在世界各国,要判断一个人是否有教养,是否受过高等的教育,是否是一个值得信赖的人,几乎都是先从对方的言辞来作判断,一个再有技术,再有能力的人,在言语表现上不注意,又如何能让人对其技术、能力产生信赖呢?

尤其在从事生产活动的工厂里,往往让人感到言行较粗暴,这或许是工作较繁重的情形下,员工的身心不易保持平衡的缘故。因此,在生产管理中起服务性作用的生产文员,更须留意言语的表现。

3.服装问题

一般工厂都有统一的工作服,因此服装问题并不严重,如果工厂没有统一的工作服,也没有对服饰有特殊的规定时,生产文员应尽可能以简朴且不妨碍工作的服饰为主,千万不要为了吸引他人而着奇装异服,这样不但容易引起闲言碎语,更会对工作有影响。总而言之,不论是工作服也好,私人服饰也好,原则上要以保持服饰的整洁与作业方便为主。

4.反应性

有人一定会怀疑礼节与一个人的反应又有什么关系?简单地说,做好礼节活动的一个要领,就是要适当地给予对方反应。比如说,当对方向你打招呼时,你是否也立即给予了一个适当的回礼,这是最基本的礼节,也是显示一个人的反应能力。

一般此类的反应,大都是指从言行中所表现出来的反应,这些言行的反应不但反映着一个人是否具有适度的礼节,也是给予对方或周围的人一个深刻印象的最佳机会。为了让对方能对自己产生好的印象,首先要留意下列事项:

(1)关心对方。

(2)对于对方的话能诚意接受。

(3)对于对方的话题主流能确实地掌握。

(4)要培养宽广的视野与正确的判断力。

(5)熟悉对方的性格与想法。

(6)深入了解对方的立场。

虽然作了万全的准备,但人类毕竟是感情的动物,常因人的一时兴奋或感伤,而有突发的情形发生,为了避免此类突发的情绪,对事物判断的冷静性,在平时就须加以培养。

工厂内应遵守的礼节的具体示例:

1.准时或提前到达工作场所,不要有迟到或缺勤的习惯。

2.首先从自己开始打招呼。

3.进入工作场所前已将附着泥土的鞋子先弄干净后再进去。

4.除了万不得已的情形外,绝不临时请假,任何请假一定要提前办理。

5.工作中如要与对方谈话或转告事情,一定要先称呼对方的姓名(××先生)后再进行,千万不可只以“喂……”的口气来呼叫对方。

6.工作中的事情转告,一定要以简洁、轻声的方式进行。

7.在进入个人办公室之前,一定要先藏门,在得到允许后再推门进入。

8.在离开自己的工作岗位之时,一定要先向直属上司与同事报告自己的预定行程、时间与从事的工作。

9.向他人借的东西,一定要负责保管好。

10.共用的物品或道具,在使用之后,一定要将其归回原位。

11.不随处吸烟,吸烟一定要到指定的地点。

12.与上司或客人同行时,尽可能走在左侧。

13.在进行介绍之时,应先走在前方。

14.遇到进出口或电梯之时,应让上司或客人先行。

15.在端茶之时,应以客人、上司为先。

16.在下班之时,一定要将自己的桌上或作业点完全清理干净之后再离开。

17.借用的工作用品与参考资料一定要归还。

18.对上司或同事一定要以清晰的声音打招呼。

三、具备协力与团队精神

企业组织体并不是一个单纯的团体,企业组织是为了达到企业目标而具有一个经营目的的组织体。

一般企业为了达到经营目的,也为了提高工作的效率,依各人的工作机能划分为经营者阶层、管理者阶层、一般从业人员阶层,再经由各阶层的相互努力、相互协助,使组织体的机能发挥至最高,相对的达到目标的概率也会自然地提高。

1.对上司的协助

在工作中,接受命令后就要积极去完成,因为上司的命令很重要,时间的耽误,对任务的执行是绝对没有好处的。如对上司的命令有疑问,应在接受命令的同时,当场向上司提出询问,如果有任何意见也应当场向上司表达,并请求指示。一旦接受了命令,就不要再有所犹豫,应立即全力去执行。

(1)积极地辅佐上司。

一个只知按照上司指示做事的员工,并不是一位最好的员工;如果能在工作上更积极地对上司的工作意图加以理解,对全盘作业加以思考,并能加上其他的参考资料来积极辅佐上司,才可称得上一位理想的员工。因此,在辅佐上司之时,有两点要项一定要牢记在心里:其一,积极地给上司提供有益的意见;其二,万一遇有新工作或困难的工作,都能以进取的精神去迎接它。

(2)清晰地回答上司的询问。

对于上司的询问应清晰、快速、准确地回答,这是积极、负责的最基本表现之一。

(3)适时、适度向上司报告。

对于上司的指示或要求,在事情进行到一个阶段,就须进行一次简单的报告,报告的内容以事情进行的现状、经过、自己的预测为主。如果事情在进行途中,有与预期设想不同的情形发生或有失败的情形发生时,应立即向上司报告。

(4)对于上司的指责应坦承地接受。

对于上司的指责,一般员工都呈不满的态度,也想以自己的理由来反驳上司,但有一点大家应清楚,即自己是否真正理解了上司的想法。一般来说,上司的经验比较丰富,视野也较广,在对事情的判断上也较为准确,因而在上司对自己的工作有所指责时,应先坦承地接受,并对自己的处理情形做一彻底的反省,如果自己确实没有错,也应在事后找一个机会以和善的态度来对上司说明,此乃维护企业秩序,遵守企业指挥系统的基本行为;人并不是十全十美的,因此经常会有做错事的时候,管理者在听取员工的说明之后,如果发现是自己的错,也应立即更正,并向员工表示歉意,这是尊重员工,激励员工工作士气的一个基本原则。

2.同事的协助

对于同事间的协助,可以从下列四个要点着手去进行。

(1)互相正确地理解对方的职务。

工厂同事原本是你最亲近的工作伙伴,在从事协助工作上,应该是最容易进行的。除了友情的协助外,在工作上也应相互合作,但在合作之前,应先对对方的职务作正确了解,并深入研究相互之间的关联性,如此才能在工作上给予有效的协助,如果在未了解对方职务之前就谈协助问题,不但不能给予有效的帮助,更有帮倒忙的可能。所以从事协助工作的先决条件,简单地说,就是要先相互正确理解对方的职务。

(2)积极地相互联络。

在正确了解对方的职务之后,并不代表就能完全掌握对方的工作,平时也应积极保持联络,相互提供最新的信息与必要的信息,这样才能在下判断时,作最正确的决定。

(3)自己的责任自己担。

虽然同事之间的相互协助是促进作业顺利进行的条件,但如只以相互协助为借口,自己不努力工作,结果只会给自己的同事造成困扰,这是最要不得的;自己的工作自己做,自己的责任自己担,在做到了上述的要求之后,再来谈如何与同事共同合作。

(4)经常与同事保持良好的人际关系。

人与人之间的交往,最重要的是要相互尊重,当然每个人有每个人的专长与缺点,千万不要对他人的专长抱以嫉妒及轻视他人的缺点,始终以谦虚的态度待人,才会受人尊重;另外在生活习惯上不妨加一点幽默,这是保持良好人际关系的最佳润滑剂。

3.团队精神

企业内的团队精神就有如球队的团队精神一样,虽然个人的技术非常重要,但没有团队精神的球队,仍是无法在竞赛中获胜。

(1)工厂的篮球队员代表工厂去比赛,随同的拉拉队员,会为队友的嬴球而狂呼,会为球队拼命地鼓掌、呐喊、加油,这就是团队精神的表现。

(2)节假日上街玩,看到穿厂服的同事,就有一种亲切感。

(3)工厂集会时,部门内如有人获奖或有人登台表演节目,部门其他人员便有荣誉感,平时看似散漫的人际关系,此时就变得团结凝聚起来。

团队精神就是互相合作,上级带动下级,整体带部分,全员齐心协力,以提高工作素质和工作效率。

在现代企业的竞争中,一个企业就是一个团队,就是一个整体,只有上下团结一心,才能在竞争中立于不败之地,企业才能高速发展。

在工厂里,即使有着能力极高的管理者与技术极佳的员工,但如各自只做自己的工作,不重视整体进度,到头来自己部门的业绩虽好,但整体工作仍无法达到目标之时,也不能说是达到了经营的最终目的。

一个企业的经营者虽然要求员工应提高个人能力,但更重要的是要求整体的能力提高,只有在发挥团队精神时,才能让企业的优劣势互补,使企业的效率有着实质的提高,这也是经营专家在评价一个企业是否具有潜力时,始终以企业总体能力为评价要点的原因。谈到企业的团队精神,很多员工会感到困难不易了解,如果能了解下列几个要点,或许会对团队精神的本质有所认识。

(1)组织虽是由许多个人组合而成,但组织不需要只重视自己的个人。

(2)企业不需要专搞派系、扰乱安定的好勇逞强分子。

(3)企业对自我意识过剩或认为自己是绝对正确的顽固分子,不抱以太大的希望。

四、以自己公司的制品为荣

身为一个工厂的从业人员,什么条件最重要?大部分人都会回答是忠诚、正直、忍耐力、责任感、积极性、协调性、研究心。不错!上述的条件也是一位优秀生产文员必须具备的要素,但是还有一点,就是要为自己的工作感到骄傲,要以自己的公司产品为荣。生产文员如果能持有此态度,必定会对自己的工作更热心、更积极。

一个工厂的从业人员,必须对公司制造的产品最清楚,如果产品有缺点,全体员工也应尽全力地给予改善,因此每一个产品,都可以说是充满了员工的心血,又如何能容忍得下别人对公司制造的产品产生疑问。因此,员工在要求荣誉的同时,也要全力制造最优秀的产品,来回馈消费者,具有如此认识的员工,自然会对自己的工作与产品感到无比的自豪。

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