会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

也许你曾经参加过那种让人昏昏欲睡、空喊口号、令人心不在焉的会议;

也许你也曾体验过那种敞开心扉、畅所欲言、令人灵感迸发的会议。

你更喜欢哪种会议呢?

我相信,如果你在一场会议中,感受到了集体创造的智慧和奇迹,你会更有丰盛感和成就感。

我们能否让会议不再无效、无聊、走形式?

能否让会议激发集体智慧、促进群策群力?

能否让会议结果能够落地或带来后续支持?

能否让会议调动团队的潜能,让参会成员积极投入,并体会到他们相互协作、集体共创的魔力?

今天和你分享三种能够激发团队潜能的会议,让你的会议开得更有效率、更有特色、也更有趣。

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

1

如何通过会议进行项目团队启动?

会议目的:

项目需要团队强有力的投入,你希望借此会议机会,帮助大家彼此了解各自的优势和能力,促进未来更好的合作。

建议会议参与人数:6-10人

会议流程:

一、引入主题:介绍会议目的和会议议程。

二、相互采访

1、请每个人找一个伙伴,相互采访5分钟(采访要素包括:教育背景、在项目中的角色、最让自己骄傲的职业成就、有什么技能可以带到团队中等等);

2、邀请大家向整个项目组介绍自己刚刚采访过的伙伴,介绍完之后请其他人用一个词语来表述对TA的感觉。

三、共创团队规则

1、向大家阐述“团队效能提升的五大因素”;

2、给每个人发一张带4个问题的A4纸,请大家填写回答问题:

(1)列举出让会议低效的事情,我们如何规避这些情况?

(2)描述你喜欢的团队是什么样子的?你喜欢的沟通方式是什么?

(3)如果我们遇到问题,你希望如何解决?你喜欢的解决问题的方式是什么?

(4)回想你曾经见过或者经历过的最棒的团队,你觉得是什么因素让这支团队很棒?

3、大家写完自己的回答后,引导大家就每个问题进行对话,通过激发碰撞,群策群力,最终确定哪些是值得我们这个团队共同遵守的。

把这些规则记录在白板纸上,形成团队规则。

四、会议总结

给大家做一个总结,告诉大家这些规则什么时候在哪里公布出来,并感谢大家的参与。

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

2

如何通过会议进行利益相关者分析?

会议目的:

梳理与项目有关的利益相关者,制定项目沟通计划,确定在项目推进过程中,你们如何管理与各利益相关者的关系。

建议会议参与人数:8-10人

会议流程:

一、引入主题

介绍会议目的和会议议程。

二、识别利益相关者

1、主持讨论,列出项目所有的利益相关者,包括组织内和组织外的利益相关者;

2、把这些利益相关者写在白板上;

3、请参会者把这些利益相关者分别写在不同的便利贴上。

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

三、对利益相关者进行分类

1、在白板上画出影响/利益四象限,帮助我们识别出哪些利益相关者对项目最有影响力;

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

2、引导大家探讨,把利益相关者进行分类,分别放入四个象限中:

高影响/高利益相关=保持密切接触

高影响/低利益相关=让他们满意即可

低影响/高利益相关=让他们了解项目情况

低影响/低利益相关=时不时联络一下

三、主持讨论,识别利益相关者的需求和利益:

(1)他们的利益在哪里?

(2)什么最能够激励他们?

(3)他们可能需要得到什么信息?

(4)他们需要这些信息的程度如何?

四、下一步行动

(1)会议总结并共享会议记录;

(2)与大家约定,随着项目的推进, 如何为大家更新利益相关者的情况。

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

3

如何通过会议激发创新思考?

会议目的:

你想把会议室变成激发创新思维的场域,探索新的想法,把新想法以全新的方式整合,让大家形成创新方案。

建议会议参与人数:10-20人

准备工作:

请每个人带一个和会议主题相关的道具或素材来,旨在激发创新思维。

会议流程:

一、引入主题

1、介绍会议目的和会议议程;

2、邀请大家为这次特别的会议制定一些会议规则:

(1)为了跳脱常规框框去思考,我们需要哪些会议规则?

(2)我们怎样做,才能让提出任何新想法的人都感到安全?

(3)为了不打击创新想法,我们需要避免说些什么话?

3、把大家达成共识的新规则写在白板纸上。

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

二、展示道具

1、请每个人依次介绍自己带来会议室的道具或素材;

2、每个人介绍结束之后,都请其他人反馈:这个道具/素材的创新性在哪里?

3、把大家的想法都记录在白板纸上(不重复记录),这样能让大家看到所有的创新点。

三、多角色思考

1、给每个人发5-10张卡片;

2、给每个人一些时间,各自在卡片上写下:改进当前产品/服务的创新点。

每个想法写在一张卡片上;

3、在新的白板纸上列出若干种角色,让大家尝试着站在这些角色的角度,来思考当前产品/服务的创新点;

并根据思考来进一步完善卡片上的内容。

可供参考的角色一:

市场上最强的竞争者、当前最佳的客户、与我们合作多年的供应商……

可供参考的角色二:

稻盛和夫、乔布斯、贝佐斯、巴菲特、任正非、马化腾、董明珠……

可供参考的角色三:

刘备、诸葛亮、关羽、张飞、赵云、曹操、周瑜、孙权、鲁肃……

这些角色的作用,其实是帮助大家跳脱现有的思维框架,从不同的视角看事物,进而探索出一些新的模式。

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

四、筛选好点子

1、每个人写完之后,把卡片收集起来;

2、把这些卡片像洗牌一样的打乱;

3、把这些卡片随机分发给参会者;

4、请大家阅读自己手中分到的卡片,并在自己认为有价值、有创意的卡片上贴“小星星”,越有创意贴的“小星星”就越多;

5、把自己贴“小星星”最多的3张卡片留下;

6、每个人把自己手中留下的3张卡片贴在墙上,所有人进行观摩。

五、分享创意

1、主持一个讨论:

哪些点子触动了大家的心弦?

哪些点子属于同一类别?

哪些点子既有创新性又有可行性?

2、引导大家把这些点子进行分类整理,整理到一张大白纸上;

3、让大家进行分组讨论,以图像的方式来展现这些点子之间的关系,过程中可以记录下他们延伸出来的想法;

4、请各组分别展示他们最终绘制出来的【创意图像】。

六、行动计划

1、请各组根据“创意图像”来制定自己的行动计划并分享出来;

2、请每个人分享他们从这次会议中得到了什么收获;

3、请各组在下次会议中,和大家汇报行动进展。

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

无论你是企业经理人、企业中高层管理者、人力资源管理者,还是企业培训师,你都有机会扮演“会议引导者”这个角色。

无论开展什么样的会议,无论使用什么样的过程工具,要达到激发团队潜能的效果,会议引导者都需要做好以下6件事情:

1、保持中立

只提供讨论结构,创造良好的合作氛围,可以提问和建议,但不能把自己的观点强加于与会者。

2、有效提问

通过提问,发现隐藏的信息和可供探询的机会,帮助大家透过表象看本质,也促成团队达成共识。

3、提炼总结

会议引导者在每次讨论结束时,都总结一下大家的观点和想法,回顾一下主题,这样有利于决策的形成。

4、激荡想法

引导大家相互激发、思维碰撞,构建一个与会者彼此加持的场域。

5、聚焦主题

当大家的讨论偏离主题,或者讨论不聚焦的时候,引导者要能够注意到并巧妙的提醒大家。

6、管理团队氛围

引导者要始终感知整个团队的氛围,就像一直在把脉一样;当团队的效能或者氛围下降时,引导者就要巧妙的干预。

会议如何设计,能够巧妙地激发团队潜能

 

掌握了更多的引导技术/促动技术之后,相信你的会议,能够让与会者体验到“上善若水”“为而不争”的美妙之处。

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